“Si alguien te odia, te encargará que te ocupes de la Intranet”

Arnau Cillero Vocal ComInterna

Arnau Cillero
Vocal ComInterna

Genís Roca, socio fundador de RocaSalvatella, dijo esta frase en una jornada organizada por ComInterna el pasado 8 de mayo. Experto en internet y uno de los profesionales con más prestigio a la hora de analizar los cambios de paradigma que se nos plantean en estos nuevos tiempos, resumía así las dificultades que comporta dar respuesta a todo aquello que se pretende lograr cuando la dirección general de una institución apuesta por renovar la intranet corporativa.

Lo decía irónicamente, pero –como siempre– ponía el dedo en la llaga.

¿Quién de nosotros no ha tenido participación directa o indirecta en un proyecto de estas características? Proyectos en los que se depositan desmesuradas esperanzas en que la tecnología –la que sea– pueda dar respuesta a todos los problemas internos de comunicación, fomente la participación, impulse de una vez por todas el trabajo transversal, permita ordenar a modo de repositorio todo el conocimiento que se genera, facilite la consulta rápida de indicadores para tomar decisiones, sirva para que los trabajadores puedan autogestionarse sus trámites… Y, además, también se nos pide que sea innovadora, barata y bonita. Ah, y sobre todo, que incorpore cuántas más herramientas 2.0 mejor. ¡Ahí es nada!

«Sabes que te odian cuando te encargan ser el responsable de la intranet. Es tan multipropósito que no satisfará nunca a nadie». No puedo estar más de acuerdo. Aún así, pienso que si alguna vez os encontráis en tal situación, es importante que valoréis la magnífica oportunidad y las inmensas posibilidades que comporta un encargo de estas características. Ayudar a una institución a innovar para poder hacer que las cosas funcionen mejor no tiene precio. Tomaos el encargo con ilusión y no escuchéis los cantos de sirena de las consultoras que os intentarán vender sus plataformas para conseguirlo.

¿Cómo hacerlo?

La decisión de la herramienta tecnológica más adecuada para la intranet de cada organización viene determinada tanto por las necesidades concretas a las que tiene que dar respuesta como por el estadio de evolución en que se encuentra la propia intranet.

En algunos casos, implementar herramientas multifuncionales podrá ser útil, pero soy de los que piensa que es más importante que cada institución tenga claro antes qué necesita, haga una buena recogida cualitativa de requerimientos, tenga claro con qué recursos económicos y humanos se cuenta para su implantación y mantenimiento posterior y, sobre todo, tenga en cuenta a los usuarios finales (perfil, habilidades y competencias, tareas que desarrollan…). Todo esto hará que sea más sencillo elegir la solución que se adapte mejor a la dimensión, el contexto y la realidad de cada empresa. Y no estoy hablando solo de tecnología…

A menudo, con una inversión muy reducida y haciendo uso de algunas herramientas de software gratuito que se pueden encontrar en la red tendremos suficiente y de sobra.

¿Cómo podemos saber en qué punto nos encontramos?

Hace tiempo, la consultora Razorfish desarrolló un detallado modelo de la evolución habitual de las intranets. Pienso que esta clasificación nos es básicamente de utilidad para hacer una primera diagnosis para saber dónde nos encontramos y qué pasos tenemos que seguir para hacerla evolucionar.

A continuación os presento una breve descripción de los seis estadios recogidos en el capítulo «Intranet Maturity Framework1 de Razorfish Inc.» del Corporate Intranets Best Practices Report: A User Driven Web 2.0 Perspective.

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¿Algún ejemplo?

Permitidme que cite el caso que conozco más de cerca, el de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC).

La UOC hace tiempo que está trabajando para hacer que su intranet corporativa sea una verdadera puerta de entrada a un punto de trabajo digital. Por su idiosincrasia se trata de un espacio web ubicado dentro del Campus Virtual, por lo tanto de acceso restringido, donde las personas que trabajan en la UOC encontrarán las informaciones, las herramientas y recursos y los accesos a aplicaciones que les son necesarios para desarrollar su trabajo y para hacer comunidad a partir de la colaboración, incorporando aquellas herramientas 2.0 que les sean útiles y necesarias (wikis, blogs multiusuarios, herramientas de microblog, agendas compartidas, canales RSS, grupos de trabajo, widgets específicos, agregadores de contenidos…).

La UOC ha apostado por hacer que su intranet avance progresivamente hacia la consolidación de un puesto de trabajo digital que permita trabajar con independencia de la ubicación y del momento. Si sus estudiantes pueden hacerlo, ¿por qué no dotar al profesorado y al personal de gestión de un espacio que les permita e-trabajar?

Más allá del ejemplo, pienso que lo más importante de una intranet es que evolucione de manera colaborativa y descentralizada, que sea útil y que la gente la use. ¡Esta, si me permitís, es la clave! La intranet es de todos y para todos. ¡No lo olvidéis!

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