Mi primer dilema interno: el correo electrónico

Autora: Cristina Niell

Autora: Cristina Niell
Vocal de ComInterna

Al día recibo más de 50 correos electrónicos relacionados directamente con el trabajo o con información que puede serme de utilidad para ampliar mis conocimientos en procesos y herramientas de comunicación. Y envío una cifra similar. ¿Cuánto tiempo empleo para gestionarlos? No lo sé, así que llegan los correos intento darles salida.

Como responsable de comunicación interna me he planteado a menudo frenar este tráfico cargado de correos innecesarios (siempre hay quien nos pone en copia para que estemos al tanto de cosas que  no nos afectan), que contienen información interesante pero no somos capaces de digerir (estos correos duran en la bandeja de entrada días, semanas y en algunos casos hasta meses en negrita esperando el día oportuno en el que el trabajo afloje) o que simplemente son bobadas (la típica presentación en power point chistosa). Pero ha sido en vano, de nada han servido los argumentos medio ambientales relacionados con el consumo eléctrico. La Agencia para el Medio ambiente y el Control de la Energía cifró, en 2011, el coste en 19 gramos de CO2 por correo con documento adjunto leído por más de un usuario. Tampoco los argumentos que relacionan el correo electrónico con el estrés (la ansiedad de ver toda la bandeja de entrada en negrita) o con la baja productividad (asociada a la dificultad para concentrarse debida a las numerosas interrupciones que produce a lo largo de la jornada).

No me sorprende que los jefes quieran tener siempre la seguridad (que demuestra sus inseguridades acerca del interés de sus comunicaciones) de que la información que envían ha llegado al equipo. La entrega del correo no la pongo en duda (excepto en las bandejas de entrada saturadas, que siempre las hay), pero sí dudo que sus informaciones sean leídas cuando envían de manera habitual correos sobre cualquier tema. Pero lo que sí me ha sorprendido, en un análisis reciente que hemos hecho, es la demanda de los empleados de que la información llegue a sus bandejas de entrada. Saber que todo está allí (ocupando espacio) y algún día (cuando el trabajo afloje, cuando pueda imprimirlo, cuando tenga un momento de descanso…) lo leeremos.

Así que, si no puedes con él, únete. He decidido avanzar en hacer conscientes a los “enviadores” de correo electrónico que pueden hacernos más fácil la vida a los lectores:

  • Por favor, si es urgente, dímelo a la cara (o cuando menos, por teléfono).
  • Si no estás seguro de que me afecta, no me lo envíes.
  • Abrevia.
  • Revisa el texto y asegúrate de que se entiende.

Hay más consejos en internet  y hasta alguna experiencia curiosa sobre prohibir el correo durante una semana.

Y una lectura que, aunque de marketing, puede ser de utilidad a los y las que prefieren siempre el correo a cualquier otro canal: “Las 10 leyes de le entregabilidad en el email marketing”.

¿Cuál es la importancia que tiene el correo electrónico en vuestras empresas? ¿Qué estrategias para su buen uso estáis usando? ¿Te animas a compartir tu experiencia en este ámbito?

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Acerca de cominternacom

Asociación Comunicación Interna. Profesionales de la comunicación interna con ganas de trabajar por la profesión.
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